Vérifier l’identité des patients en cas d’application du tiers payant à l’hôpital : Infos complémentaires

Pourquoi est-il important de participer à la phase de monitoring ?

Pour enregistrer les données de vérification électronique de l'identité du patient dans les hôpitaux, un nouvel enregistrement de type 21 a été créé dans le fichier de facturation électronique.

Depuis le 1er mai 2022, chaque hôpital peut participer à la phase de monitoring. 

Au cours de cette phase de monitoring, les données relatives à la vérification de l'identité du patient sont enregistrées de manière facultative dans le fichier de facturation électronique. Les organismes assureurs vérifient les enregistrements 21 mais les éventuelles erreurs sont communiquées à titre informatif à l'aide de codes d'erreur de type E. 

Il est important de participer à cette phase et de tester le système. Cela permettra à votre hôpital d’identifier les problèmes éventuels et de les résoudre.

A partir du 1er septembre 2024, la participation à la phase de monitoring est obligatoire. Cela a été convenu entre les hôpitaux et les mutualités dans le cadre d’un régime transitoire. Pendant la phase de monitoring obligatoire, la facturation ne sera plus acceptée si l’enregistrement de type 21 est manquant là où il est nécessaire. La phase de monitoring obligatoire prendra fin le 31 décembre 2024. 

Après la phase de monitoring obligatoire, c'est-à-dire à partir du 1er janvier 2025, les erreurs E seront converties en erreurs F ou R, et la facturation ne sera donc également plus acceptée si l’enregistrement de type 21 n'a pas été rempli correctement.

Il n'est pas nécessaire de suivre une procédure pour participer à la phase de monitoring. Nous vous demandons seulement d'indiquer que vous participez à la phase de monitoring avec la valeur 9 dans la zone 10 de l'enregistrement de type 10 du fichier de facturation.

De plus, nous demandons aux hôpitaux qui commencent à participer à la phase de monitoring de le signaler à l’adresse e-mail eid@riziv-inami.fgov.be. Cela nous permet de suivre le degré de participation des hôpitaux.

Pour quels établissements la vérification est-elle obligatoire ?

La vérification de l’identité du patient en cas d’application du tiers payant sera obligatoire à partir du 1er avril 2024 pour les hôpitaux généraux et psychiatriques.

Pour quelles prestations la vérification est-elle obligatoire ?

Vu que cette mesure est d’application dans le cadre de l'assurance soins de santé obligatoire, elle ne s'applique pas aux soins de santé qui sont facturés électroniquement via Mediprima pour des personnes non assurées et non assurables dans le cadre de l'assurance soins de santé obligatoire. 

La mesure ne s'applique pas non plus aux éléments qui relèvent des entités fédérées, tels que les frais de séjour en maisons de soins psychiatriques.

Elle ne s’applique pas non plus aux soins de santé que la Caisse Auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité (OA 691) paie pour le compte de Fedasil aux demandeurs de protection internationale.
Par contre, la Caisse Auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité a décidé d’appliquer cette mesure aux marins (OA 675) pour lesquels elle paie des factures d’hôpital.

Les hôpitaux doivent vérifier l’identité du patient pour les prestations de santé qu’ils facturent aux mutualités dans le cadre de l’assurance soins de santé obligatoire.

Cela vaut tant pour les hospitalisations que pour les soins ambulatoires (y compris l’hospitalisation de jour).

La vérification sera obligatoire pour les soins ambulatoires réalisés à partir du 1er avril 2024 et pour les hospitalisations qui débutent à partir du 1er avril 2024.

Pour certaines prestations de santé, il n’est pas obligatoire de vérifier l’identité de vos patients.

Pour quels patients la vérification est-elle obligatoire ?

L’identité du patient doit être vérifiée pour les bénéficiaires de l’assurance soins de santé obligatoire.

Une exception existe lorsqu’il s’agit d’un nouveau-né (enfant de moins de trois mois) ou d'un patient qui a été inscrit à la mutualité sur base d’une carte européenne d’assurance maladie, d’un formulaire S2, d’un formulaire E111, d’un formulaire E128 ou d’une medi-carte Australienne (= tous les patients avec CT1=18X).

Avec quels moyens d’identification pouvez-vous vérifier l’identité de vos patients ?

La vérification de l'identité de vos patients doit être effectuée dans cet ordre avec :

1. une carte d'identité électronique ou une carte d'étranger électronique,
2. une attestation de perte ou de vol de ladite carte, 
3. une carte ISI+,
4. ou une attestation d'assuré social.

En cas d’hospitalisation, comment vérifier l’identité de vos patients ?

En cas d'hospitalisation, un moyen d’identification doit être lu dans les 72 heures qui suivent l’admission.

En cas de soins ambulatoires (y compris hospitalisation de jour), comment vérifier l’identité de vos patients ?

Pour les soins ambulatoires, un moyen d'identification doit être lu 1 fois par jour.

Lorsque le patient reçoit plusieurs soins ambulatoires le même jour, la lecture du moyen d’identification est suivie d'au moins une vérification de l'identité sur base des données d'identité qui ont été enregistrées dans le dossier électronique du patient suite à la lecture.

Concrètement cela implique qu'un membre du personnel (personnel administratif ou dispensateur de soins) doit consulter les données d'identité qui ont été enregistrées dans le dossier électronique du patient suite à la lecture d'un moyen d'identification.

Chaque hôpital nous montre via un protocole que son logiciel prévoit que les données lues sont téléchargées dans le dossier électronique du patient et également consultées par le personnel de l'hôpital. Envoyez-nous ce protocole à l'adresse eid@riziv-inami.fgov.be pour le 31/03/2024 au plus tard et également lorsque le contenu du protocole envoyé change.

Pour les traitements récurrents, un moyen d’identification doit être lu uniquement une fois par facture. Par contre, la facture doit contenir un enregistrement de type 21 par jour. Concrètement, les données de lecture sont répétées dans la facture par jour de traitement. La liste exhaustive des traitements récurrents comprend la chimiothérapie, radiothérapie, immunothérapie, dialyse, FIV et postcure soins de santé mentale.

Que doit contenir le protocole de vérification de l’identité des patients ?

Le protocole doit décrire comment :

• certaines données sont enregistrées dans le dossier électronique du patient suite à la lecture d’un moyen d’identification à l’hôpital
• ces données enregistrées sont montrées au dispensateur de soins qui traite le patient en ambulatoire.

Il n’existe pas de modèle pour ce protocole. Vous pouvez utiliser des captures d’écrans ou du texte.

Pouvez-vous continuer à utiliser votre application d’inscription ?

L'inscription via une application de l'hôpital est assimilée à la lecture d'un moyen d’identification si :

• cette application ne peut être utilisée qu'à proximité de l'hôpital
• et que le document d'identification du patient a été lu lors de sa première visite à l'hôpital.

L'hôpital doit décrire le fonctionnement de son application, y compris les conditions d'assimilation susmentionnées, dans un protocole. Envoyez-nous ce protocole à l'adresse eid@riziv-inami.fgov.be pour le 31 mars 2024 au plus tard et également lorsque le contenu du protocole envoyé change. Il n’existe pas de modèle pour ce protocole : vous pouvez utiliser des captures d’écrans ou du texte.

Que faire si votre patient ne possède aucun moyen d’identification au moment des soins ?

Si, au moment de la prestation de santé, le patient n'est pas en possession d'un moyen d'identification, vous pouvez valablement vérifier son identité en :

• lisant une vignette (cela peut également être fait à une date ultérieure) ;
• utilisant son NISS (cela peut également être fait à une date ultérieure) ;
• lisant jn moyen d'identification à une date ultérieure après que les prestations de santé aient été dispensées ;
• utilisant l'application Itsme.

Que faire si votre patient est soigné en dehors des heures d’ouverture administratives de l’hôpital ?

Si le patient est soigné en dehors des heures d’ouverture administratives de l’hôpital et que son moyen d’identification ne peut pas être lu, vous pouvez valablement vérifier son identité en utilisant son numéro d’identification à la sécurité sociale (NISS).

Dans la facture, comme raison d’utilisation du NISS, vous devez préciser que la prestation a été effectuée en dehors des heures d’ouverture administratives de l’hôpital.

Que faire si votre patient est soigné à un endroit sans connexion avec le logiciel de l’hôpital ?

Si le patient est soigné à domicile ou à un endroit qui n’est pas relié au réseau informatique de l’hôpital, vous pouvez valablement vérifier son identité en utilisant son numéro d’identification à la sécurité sociale (NISS).

Dans la facture, comme raison d’utilisation du NISS, vous devez préciser qu’il n’y a pas de connexion avec le logiciel.

Quelles raisons pouvez-vous invoquer pour utiliser le NISS de votre patient ?

Lorsque l’hôpital utilise le numéro d’identification à la sécurité sociale (NISS) du patient pour vérifier son identité avant la dispensation des soins (= “encodage manuel” comme “type de saisie”), une de ces raisons peut être indiquée :

• Le patient présente un document d’identification sans puce ou il en présente un avec puce mais la puce est défectueuse ;
• Le patient présente un document d’identification avec puce, code-barres ou code datamatrix mais le lecteur de carte est indisponible ;
• Le patient présente un document d’identification avec puce, code-barres ou code datamatrix mais la prestation est effectuée à un endroit sans connexion avec le logiciel de l’hôpital ;
• Le patient ne présente pas de document d’identification lors de son passage à l’hôpital mais l’hôpital a pu vérifier son identité.

Lorsque l’hôpital vérifie l’identité du patient après la dispensation des soins en utilisant le NISS (= « encodage manuel a postériori » comme « type de saisie »), une de ces raisons peut être indiquée :

• Le patient ne présente pas de document d’identification lors de son passage à l’hôpital ;
• Le patient présente un document d’identification avec puce, code-barres ou code datamatrix mais le logiciel de l’hôpital est en panne ;
• Le patient présente un document d’identité avec puce, code-barres ou code datamatrix mais la prestation est effectuée en dehors des heures d’ouverture administratives de l’hôpital.

Dans combien de cas pouvez-vous utiliser le NISS de votre patient ?

À partir du 1er janvier 2025, dans 90% des cas, l’hôpital doit vérifier l’identité du patient par :

• la lecture (puce, code barres ou code datamatrix) d’un moyen d’identification (carte d’identité électronique, carte d’étranger électronique, carte ISI+, attestation d’assuré social, vignette)
• l’inscription via une application de l’hôpital
• l’application Itsme.

À partir de 2026, ce pourcentage augmente à 95%.

Pour 2025, l’hôpital peut donc utiliser le NISS du patient pour vérifier son identité dans maximum 10% des cas. À partir de 2026, ce seuil diminue à 5%.

Le dépassement de ce pourcentage maximal d’utilisation du NISS du patient pour vérifier l’identité n’aura pas pour conséquence le rejet de la facture par l’organisme assureur, ni une sanction par l’INAMI.

Comment devez-vous vérifier l’identité d’un détenu ?

Les détenus et les internés placés sont bénéficiaires de l’assurance obligatoire soins de santé. Ils sont affiliés à une mutualité. S’ils ne sont pas affiliés à une mutualité au début de leur détention ou placement, ils sont affiliés d’office à la Caisse Auxiliaire d’Assurance Maladie-Invalidité (OA 695).

Lorsqu’un détenu se fait soigner à l’hôpital pendant une modalité de sortie (permission de sortie, congé pénitentiaire, détention limitée) ou lorsqu’un interné est placé dans un hôpital, il dispose d’un moyen d’identification qui peut être utilisé pour vérifier son identité.

Si le détenu se rend à l’hôpital sous surveillance policière dans le cadre d’une extraction médicale, son moyen d’identification reste en prison. Le détenu remet alors le formulaire  “Engagement de paiement mutualité” à l’hôpital. L’identité du détenu peut être vérifiée avec la vignette qui est sur ce formulaire. Si le formulaire fait défaut, l’hôpital utilise le NISS ou numéro BIS du détenu et indique comme raison que le patient n’a pas présenté de document d’identification lors de sa visite à l’hôpital.